POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES 

CONQUIMICA S.A.

 

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la sociedad CONQUMICA S.A. adopta la presente política para el tratamiento protección de datos personales, la cual será debidamente comunicada a todas las personas naturales titulares de datos que la entidad ha obtenido u obtenga en adelante, en el ejercicio de su actividad comercial.

 

CAPITULO 1.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

 

1.1. NOMBRE: CONQUIMICA S.A., es una sociedad constituida legalmente de conformidad con la Legislación Colombina, mediante Escritura Pública No 2.271 del 12 de diciembre de 1977 de la Notaria Octava de Medellín. La sociedad tiene por actividad principal la comercialización y distribución al por mayor de productos químicos básicos para la industria.

 

1.2. DIRECCIÓN: Carrera 42 No 53-24, Itagüí, Antioquia.

 

1.3. CORREO ELECTRÓNICO: conquimica@conquimica.net

 

1.4. TELÉFONO DEL RESPONSABLE: 3720733

 

CAPITULO 2.

MARCO LEGAL

 

La Política de Tratamiento de Datos Personales de CONQUMICA S.A., se fundamenta en el  Artículo 15 de la Constitución Política, las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 y los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013 y demás normas que lleguen a adicionarlas o modificarlas.

 

CAPITULO 3

DEFINICIONES

 

Para efectos de la presente política y de conformidad con la legislación aplicable, a menos que el contexto exija lo contrario, los términos que se indican a continuación tendrán el siguiente significado:

 

3.1. AUTORIZACIÓN: Es el permiso de carácter legal o contractual o el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 

3.2. AVISO DE PRIVACIDAD: Es la comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

3.3. BASE DE DATOS: Es el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 

3.4. CAUSAHABIENTE: Es la persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

 

3.5. DATO PERSONAL: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

3.6. DATO PÚBLICO: Es el dato personal que de conformidad con la Constitución o la Ley sea calificado como tal y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros: los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

3.7. DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

 

3.8. DATO SENSIBLE: Es aquel dato que puede llegar a afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

3.9. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Es la persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

3.10. HABEAS DATA: Es el derecho fundamental de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ella se haya en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

 

3.11. LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: Es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

 

3.12. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Es CONQUIMICA S.A., que es la persona jurídica, de naturaleza privada que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

 

3.13. TITULAR: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

3.14. TRATAMIENTO: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

3.15. TRANSFERENCIA: Es cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

3.16. TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

CAPITULO 4

PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Al tratamiento de datos personales en CONQUIMICA S.A., en desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral, los siguientes principios rectores:

 

4.1. LEGALIDAD: El tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley.

 

4.2. FINALIDAD: El tratamiento que se haga de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

 

4.3. LIBERTAD: El tratamiento de datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular o por autorización legal. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

4.4. VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se realizará tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

4.5. TRANSPARENCIA: En el tratamiento de datos se garantiza el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

4.6. ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento de los datos personales se sujeta a los límites que se derivan de su naturaleza, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 

4.7. SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por parte del Responsable, se deberá proteger mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

4.8. CONFIDENCIALIDAD: El Responsable está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada la relación que dio origen a las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

 

CAPITULO 5.

DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO.

 

Los titulares de datos personales, que sean objeto de tratamiento por parte de CONQUIMICA S.A., directamente o por medio de un representante y/o apoderado o sus causahabientes, podrán ejercer los siguientes derechos:

 

5.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CONQUIMICA S.A. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

5.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).

 

5.3. Ser informado respecto del uso de los datos personales.

 

5.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

5.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

 

5.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

PARÁGRAFO PRIMERO: Los derechos de los titulares establecidos en la presente política y en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

 

a). Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma.

b). Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c). Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d). Por estipulación a favor de otro o para otro.

e). Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños y adolescentes.

Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o respecto de los cuales se haya obtenido autorización expresa de sus representantes, previa información sobre el tratamiento.

 

CAPITULO 6.

DEBERES DE CONQUIMICA S.A. FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

 

Sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley, en virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de CONQUIMICA S.A., tanto en su calidad de responsable como de Encargado de tratamiento, si es del caso, los siguientes:

 

6.1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la autorización otorgada por el titular para el tratamiento de los datos personales.

6.2. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

6.3. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
6.4. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política y en la Ley.
6.5. Velar por que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6.6. Mantener la confidencialidad de la información en los términos establecidos en la presente política y la Ley.
6.7. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

6.8. Actualizar la información cuando sea necesario. En los eventos en que actúe como encargado de tratamiento dicha actualización deberá realizarla dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de recibir la solicitud.

6.9. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
6.10. Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que llegaré a tratar como Encargado.
6.11. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

6.12. En los eventos en que actúe como encargado de datos deberá registrar en la base de datos respectiva la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política y en la ley.

6.13. En los eventos en que actúe como encargado de datos deberá insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

6.14. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.15. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

6.16. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

6.17. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.18. Suministrar a los encargados del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.

6.19. Garantizar que la información que se suministre a los Encargado de tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6.20. Comunicar de forma oportuna a los encargados de tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

6.21. Informar de manera oportuna a los encargados de tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.

6.22. Exigir a los encargados de tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

6.23. Informar a los encargados de tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

6.24. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

CAPITULO 7.

AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.

 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

 

PARÁGRAFO: La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

 

a). Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b). Cuando los datos sean de naturaleza pública.
c). Cuando se presente un caso de urgencia médica o sanitaria.

d). Cuando el tratamiento de información se encuentre autorizado por la ley.

 

CAPITULO 8.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.

 

CONQUIMICA S.A. podrá hacer uso de los datos personales, previa autorización legal o expresa del titular para las siguientes finalidades:

 

8.1. Ejecución de las relaciones contractuales existentes con sus accionistas, administradores, trabajadores, clientes, proveedores, incluido el pago de obligaciones.

8.2. Prestación de los servicios y/o distribución de los productos requeridos por los clientes.
8.3. Comunicación de información comercial, publicitaria, promocional, sobre productos y servicios.
8.4. Evaluación de la calidad del servicio.
8.5. Realización de estudios de mercadeo, big data y marketing directo.
8.6. Desarrollo del proceso de sección, evaluación y vinculación del personal.
8.7.  Soporte de los procesos de auditoria.

8.8. Suministro, envío y entrega de los datos personales a sus filiales, vinculadas o subordinaras o a terceros encargados de tratamiento de datos, ubicados en Colombia o en el exterior, cuando sea necesario para el tratamiento y siempre que el tercero cuente con políticas adecuadas de protección de datos de conformidad con la ley y se cuente con la debida autorización por parte del titular.

8.9. Vigilancia para garantizar la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones de la empresa.

 

CAPITULO 9.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.

 

CONQUIMICA S.A. en cumplimiento del desarrollo de su objeto comercial podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares.

 

Para la transferencia internacionales de datos personales de los titulares, CONQUIMICA S.A. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendió que la información personal que reciban, únicamente podrán ser utilizada para asuntos directamente relacionados CONQUIMICA S.A. y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

 

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe CONQUIMICA S.A., no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

 

Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con CONQUIMICA S.A.

 

CAPITULO 10.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES

 

10.1. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. CONQUIMICA S.A. ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la institución a la Dirección Administración, con el apoyo de Sistemas.  Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico protecciondedatos@conquimica.com

 

10.2. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA DE DATOS. Los Titulares de información o sus causahabientes y/o sus representantes o apoderados debidamente acreditados, podrán consultar la información personal del Titular que repose en CONQUIMICA S.A. quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

 

La solicitud de consulta se formulará a través del correo electrónico protecciondedatos@conquimica.com, o por comunicación escrita dirigida a la Dirección Administrativa radicada en las oficinas de las empresa ubicadas en la Cra. 42 N° 53 24 Itagüí – Antioquia.

 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

10.3. PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes y/o sus representantes o apoderados debidamente acreditados,  que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante CONQUIMICA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

10.3.1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la Dirección Administrativa, por escrito, enviado al correo electrónico protecciondedatos@conquimica.com o radicado directamente en las oficinas de las sociedad ubicadas en la Cra. 42 Nº 53 24 Itagüí – Antioquia. El documento deberá contener la identificación plena del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y deberá ir acompañando los documentos que se quieran hacer valer.

 

10.3.2. Si la solicitud del reclamo resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

10.3.3. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

10.3.4. Una vez recibida la solicitud con la información completa o cumplido el requerimiento, los datos del titular serán etiquetados con la inscripción “reclamo en trámite”, debiéndose indicar el motivo del reclamo. Dicha inscripción deberá hacerse en un término no mayor a dos (2) días hábiles contados desde el recibo de la solicitud y se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

 

10.3.5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

PARÁGRAFO PRIMERO: Este procedimiento será el aplicable a las solicitudes de rectificación y/o actualización de la información, que a juicio del titular resulte ser incompleta o inexacta.  Para este caso el titular deberá indicar en la solicitud la actualización, rectificación y supresión del dato que requiera y aportará la documentación que soporte su petición.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO: Mediante este mismo procedimiento los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

 

PARÁGRAFO TERCERO: Si vencido el término legal respectivo, CONQUIMICA S.A. no hubieran eliminado los datos personales del titular, éste tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

 

CAPITULO 11.

MEDIDAS DE SEGURIDAD.

 

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, CONQUIMICA S.A. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos que se establezcan con el fin de garantizar la seguridad de la información.

 

Esta política se encuentra vigente desde el 01 de enero de 2017 y recoge íntegramente políticas anteriores de CONQUIMICA S.A.